La lista de documentos que conviene pedir al fabricante antes del siguiente pedido
Para cada referencia nueva o cada pedido de renovación, la lista base de documentación que debes solicitar al fabricante chino en el email o en la orden de compra es la siguiente:
Ficha técnica completa del producto
Especificaciones técnicas, materiales, composición, dimensiones, peso, capacidades, uso previsto y uso previsible razonable. En inglés o en chino con traducción al inglés.
Planos o esquemas técnicos
Dibujos de conjunto y despiece, especialmente para productos con componentes móviles, eléctricos o de montaje por parte del consumidor final.
Lista de materiales (BOM)
Con indicación del origen y proveedor de cada componente relevante. Importa especialmente para detectar presencia de materiales restringidos (ciertos plásticos, metales pesados, ftalatos, etc.).
Certificados de ensayo de laboratorio
Informes de pruebas de seguridad realizadas por laboratorios acreditados sobre el producto concreto. Los más habituales son los de compatibilidad electromagnética, seguridad eléctrica a baja tensión, migración de materiales y ensayos específicos por categoría.
Declaraciones de conformidad preexistentes
Si el fabricante ya comercializa el producto en la UE con otros clientes europeos, es posible que disponga de una Declaración UE de Conformidad previa, que sirve como referencia para construir la tuya.
Marcado CE y justificación
Si el producto cae bajo una directiva armonizada específica, el marcado CE debe ir acompañado de la documentación que lo sustenta. Atención al fenómeno «China Export» — un logotipo cosméticamente similar al CE pero sin significado regulatorio.
Instrucciones de uso y advertencias
En el formato que el fabricante entrega al consumidor final, incluyendo la versión original en chino si existe. Servirán de base para las instrucciones en castellano que acompañarán al producto en el mercado español.
Histórico de reclamaciones o incidentes
Pregunta abierta al fabricante sobre si el producto (o productos similares de la misma fábrica) ha tenido reclamaciones de seguridad, retiradas del mercado o incidentes registrados. La respuesta, incluso si es «ninguno», debe quedar por escrito en el email del proveedor.
Qué hacer cuando el fabricante no entrega el expediente técnico completo
El escenario más habitual es que el fabricante entregue algunos de los documentos de la lista anterior pero no un expediente técnico estructurado con análisis de riesgo conforme al Artículo 9. Esto no es mala fe del fabricante; es que el concepto de «análisis de riesgo interno estructurado» tal como lo define el Reglamento europeo no forma parte del vocabulario regulatorio estándar en las fábricas chinas, que trabajan con el sistema CCC (China Compulsory Certification) y con certificaciones de producto puntuales, no con dosieres horizontales de riesgo. Cuando esto ocurre, la opción operativa realista es que el importador europeo construya el expediente internamente:
Consolida los insumos
Recoge en una carpeta digital todo lo que el fabricante haya enviado: ficha técnica, ensayos, fotos, instrucciones, declaraciones previas.
Abre GPSRCheck y genera el expediente
El formulario pide los datos estructurados que necesita el Artículo 9: identificación del producto, descripción, uso previsto, uso indebido razonablemente previsible, peligros identificados, valoración, mitigación. Los datos los tomas de los insumos del fabricante más tu propio conocimiento del producto.
Descarga el PDF
El generador produce el expediente completo en 10 minutos, con Declaración UE de conformidad firmable y etiqueta imprimible incluidas.
Archiva el expediente junto con los insumos originales
Mantén una carpeta por referencia con el PDF generado, los documentos originales del fabricante y cualquier correspondencia relevante con el proveedor upstream. Este conjunto es lo que mostrarás si una autoridad pide la documentación.
Cuándo escalar a una consultoría especializada en vez de usar GPSRCheck
Para la inmensa mayoría del catálogo típico de un importador español — bazar no alimentario, menaje decorativo, textil hogar, decoración, marroquería, accesorios de hogar — GPSRCheck es la herramienta correcta. Hay tres situaciones en las que conviene escalar a una consultoría especializada:
Juguetes (Directiva 2009/48/CE), EPI (Reglamento (UE) 2016/425), productos sanitarios (MDR 2017/745), maquinaria (Reglamento (UE) 2023/1230), cosmética (Reglamento (CE) 1223/2009), equipos eléctricos y radioeléctricos (LVD/CEM/RED)
Para estos productos, el artículo 2, apartado 1, del Reglamento (UE) 2023/988 excluye la aplicación del capítulo II del GPSR — y con él, el Artículo 9 — respecto de los riesgos cubiertos por la legislación sectorial. El documento principal no es el expediente del Artículo 9 sino el expediente técnico sectorial (expediente EN 71 para juguetes, PIF con CPSR para cosmética, documentación técnica MDR para sanitarios, expediente LVD/CEM para equipos eléctricos, etc.), con los ensayos y, cuando proceda, la intervención de organismo notificado que cada acto sectorial exige. GPSRCheck no es la herramienta correcta para estos productos; la consultoría sectorial especializada sí.
Referencias con antecedentes de seguridad
Si una referencia ha aparecido en Safety Gate, ha sido objeto de alguna actuación de autoridad previa, o tiene reclamaciones registradas, el expediente debe prepararse con un nivel de detalle y profundidad superior al estándar.
Artículos de consumo no armonizados con perfiles de riesgo elevados
Algunos productos de consumo no cubiertos por legislación de armonización de la Unión presentan, por su naturaleza, perfiles de riesgo elevados: textil hogar con tratamientos químicos, menaje decorativo con piezas pequeñas desprendibles, mobiliario con riesgo mecánico o de estabilidad, objetos decorativos con aristas cortantes. Están plenamente dentro del ámbito del Artículo 9 y GPSRCheck los cubre, pero el análisis de riesgo debe prepararse con un nivel de detalle superior al estándar.
Para todo lo demás — la inmensa mayoría del catálogo de bazar y distribución tradicional — GPSRCheck cubre la necesidad a 49 € por referencia y con precio de catálogo para listados largos.
Qué contiene el PDF de 6 páginas
Identificación del producto y trazabilidad
Nombre y dirección del fabricante, hueco para la Persona Responsable en la UE, referencia, lote, categoría del producto.
Descripción del producto, uso previsto y escenarios de uso indebido
Cómo está diseñado el producto para usarse y qué usos indebidos razonablemente previsibles pueden darse.
Análisis de riesgo interno conforme al Artículo 9
Identificación de peligros, valoración de probabilidad y severidad, medidas de mitigación, declaración de riesgo residual.
Declaración UE de conformidad firmada
Con referencia al Reglamento (UE) 2023/988 y a las directivas adicionales aplicables (DBT, CEM, RoHS, seguridad de juguetes, etc.).
Etiqueta imprimible del producto
Bloque de trazabilidad y hueco para la Persona Responsable en la UE, lista para imprimir a 45×25 mm o escalar.
Todas las páginas se generan localmente en tu navegador. Nada se sube a nuestros servidores. El archivo es tuyo en el momento en que cierras la pestaña.
El expediente técnico y la Persona Responsable en la UE: dos cosas distintas
El Reglamento (UE) 2023/988 establece dos capas de cumplimiento que los proveedores del mercado suelen empaquetar en un único contrato anual. No tienen por qué estar empaquetadas.
El expediente técnico
El análisis de riesgo interno documentado, la Declaración UE de conformidad y la etiqueta del producto con los datos de trazabilidad. Es el documento que te pide tu cliente retailer. GPSRCheck lo genera en 10 minutos por 49 € por referencia. Una licencia por SKU. El PDF que descargas es tuyo, es permanente y no caduca. La licencia te permite regenerar el expediente hasta 10 veces durante 30 días desde la primera activación para corregir datos.
La Persona Responsable en la UE
Todo fabricante establecido fuera de la UE debe designar a un operador económico establecido en la Unión Europea como punto de contacto regulatorio. Es un servicio, no un documento. Precio típico: 150–300 € al año. Puedes elegir cualquier proveedor del mercado europeo y combinarlo con los expedientes de GPSRCheck.
El estándar del sector consiste en empaquetar las dos capas en una única suscripción anual de entre 199 y 2.000 €, lo que significa que no puedes dejar al proveedor sin perder el acceso a tu propia documentación. Nosotros desacoplamos las dos capas a propósito: tú eres dueño del documento, eliges la Persona Responsable por separado y, si algún día cambias de proveedor, tus expedientes viajan contigo.
Realidad del cumplimiento — la línea temporal que construyó este mercado
Amazon empezó a suspender los listings en la UE que no contaban con una Persona Responsable válida. Fue ocho meses antes de la entrada en vigor oficial del Reglamento. Amazon se adelantó al regulador.
El Reglamento (UE) 2023/988 entró en vigor en los 27 Estados miembros de la UE y en Irlanda del Norte. Desde esa fecha, todo producto de consumo no alimentario puesto en el mercado de la UE debe contar con un análisis de riesgo interno documentado conforme al Artículo 9 y con una Persona Responsable designada conforme al Artículo 16.
Cuando una autoridad de vigilancia del mercado emite una solicitud motivada del expediente técnico, el operador económico dispone de diez días para facilitarlo. Incumplir ese plazo se trata como presunción de no conformidad.
Los Estados miembros están aplicando regímenes nacionales de sanciones. En España, las autoridades competentes son las Direcciones Generales de Consumo de las Comunidades Autónomas y los servicios centrales del Ministerio de Derechos Sociales, Consumo y Agenda 2030.
Los productos señalados como no conformes aparecen publicados por marca y modelo. La inclusión en Safety Gate es permanente y buscable — el daño reputacional sobrevive a la multa.
Las autoridades aduaneras pueden retener envíos sin documentación GPSR válida. En España, esta retención la ejecuta la Agencia Tributaria en coordinación con las autoridades de vigilancia del mercado.
¿Por qué GPSRCheck y no una consultoría o una suscripción anual?
| Consultoría tradicional | Plataforma de suscripción anual | GPSRCheck | |
|---|---|---|---|
| Precio | 400–2.000 € por producto | 199–600 € al año | 49 € por producto |
| Tiempo de entrega | 3–15 días laborables | 48 h onboarding + setup | 10 minutos |
| Modelo de facturación | Presupuesto, factura única | Suscripción anual recurrente | Pago único por SKU · PDF permanente · 30 días de regeneración |
| Persona Responsable en la UE | Incluida en el paquete | Incluida en el paquete | Se contrata aparte |
| Base legal | Art. 9 Reg. (UE) 2023/988 | Art. 9 Reg. (UE) 2023/988 | Art. 9 Reg. (UE) 2023/988 |
| Tratamiento de datos | Se envían a la consultora | Se almacenan en el proveedor | 100 % en tu navegador |
| Portabilidad | El archivo pertenece a la consultora | El archivo queda atado a la suscripción | El archivo es tuyo, portable |
Preguntas frecuentes
Mi fabricante chino me dice que el GPSR no aplica a su producto porque ya tiene CE. ¿Es correcto?
¿Debo pedir al fabricante que firme él la Declaración UE de conformidad o la firmo yo como importador español?
¿Cuánto tarda el fabricante chino habitualmente en entregar la documentación que le pido?
¿Qué hago con los productos de proveedores que ya no fabrican o con los que he perdido contacto?
¿La documentación del fabricante en chino me vale o tengo que traducirla al español obligatoriamente?
Si mi proveedor chino me ofrece un paquete GPSR por 180 $ por SKU, ¿me vale?
⚠️ Aviso importante: GPSRCheck es una herramienta de autodocumentación, no asesoramiento jurídico y no un servicio de ensayo de laboratorio. El expediente técnico del Artículo 9 se genera a partir de los datos que introduces. GPSRCheck no presta el servicio de Persona Responsable en la UE.