La posición legal del distribuidor bajo el Reglamento
El Reglamento distingue tres figuras principales en la cadena de suministro: el fabricante (Artículo 9), el importador (Artículo 11) y el distribuidor (Artículo 12). En la práctica comercial española, una misma empresa suele actuar en los tres roles a la vez: importa contenedores desde China o Turquía (rol de importador), pone el producto en el mercado europeo por primera vez (rol asimilable al de fabricante cuando se vende bajo marca propia), y distribuye a su red de clientes B2B minoristas (rol de distribuidor). Los tres roles cargan obligaciones documentales que convergen en el mismo archivo: el expediente técnico que sustenta la declaración de conformidad del producto.
El Artículo 12 impone al distribuidor la obligación específica de comprobar, antes de poner el producto en el mercado, que el fabricante y, si procede, el importador han cumplido con los requisitos del Reglamento. Si el fabricante chino no entrega el expediente o lo entrega incompleto, la responsabilidad sube por la cadena hasta el distribuidor europeo, que es el actor accesible para las autoridades de vigilancia del mercado en territorio UE.
Por qué el fabricante chino no suele entregar un expediente válido
La experiencia operativa del distribuidor español con catálogo de importación asiática, desde finales de 2024, es consistente: cuando pides al fabricante el “expediente técnico GPSR” por email, lo que vuelve es una carpeta ZIP con certificados de ensayo antiguos, una Declaración de Conformidad genérica descargada de internet, fotografías de producto, y en ocasiones un certificado CE emitido por un laboratorio no acreditado. Nada de eso es un expediente técnico del Artículo 9.
El expediente técnico es un documento estructurado que contiene un análisis de riesgo interno específico del producto, con identificación de peligros, valoración de probabilidad y severidad, medidas de mitigación y declaración de riesgo residual. El fabricante chino puede aportar los insumos (ensayos, especificaciones, planos), pero el análisis de riesgo estructurado suele no existir en origen — y sin ese análisis, el expediente no cumple. La lectura práctica: el análisis de riesgo y la estructuración del expediente en formato válido bajo el Artículo 9 tienes que resolverlos tú, porque eres el actor europeo con responsabilidad legal ante las autoridades.
El flujo operativo recomendado para un distribuidor con catálogo rotatorio
Revisión del catálogo activo
Listado de todas las referencias actualmente puestas en el mercado europeo, con identificación del fabricante, categoría de producto, y clasificación de riesgo preliminar. Esta revisión la hace el departamento de compras en colaboración con el almacén.
Recogida de datos upstream
Para cada referencia, se solicita al fabricante de origen la documentación técnica disponible: ficha técnica, certificados de ensayo, especificaciones de materiales, instrucciones de uso, declaraciones de conformidad preexistentes. No esperes un expediente completo — recoge lo que haya.
Generación del expediente en GPSRCheck
Para cada referencia, una sesión de 10 minutos en el generador produce el PDF completo. Los datos del Paso 2 alimentan los campos del formulario; el generador estructura el análisis de riesgo y genera la declaración firmable.
Designación de la Persona Responsable
En paralelo, la empresa contrata a un proveedor de Persona Responsable en la UE (150–300 € al año para catálogos medianos) y actualiza las etiquetas de producto con los datos de contacto.
Archivo y retención
Los PDFs se guardan en el sistema documental interno, con copia de seguridad en al menos dos ubicaciones. El plazo legal de retención es de 10 años desde la última venta de cada referencia.
Este flujo lo ejecuta una persona en el departamento de compras o de calidad, a razón de 15–25 referencias por día laborable con los datos ya recogidos. Para un catálogo activo de 500 referencias, la primera vuelta completa lleva entre cuatro y seis semanas de trabajo dedicado.
Qué contiene el PDF de 6 páginas
Identificación del producto y trazabilidad
Nombre y dirección del fabricante, hueco para la Persona Responsable en la UE, referencia, lote, categoría del producto.
Descripción del producto, uso previsto y escenarios de uso indebido
Cómo está diseñado el producto para usarse y qué usos indebidos razonablemente previsibles pueden darse.
Análisis de riesgo interno conforme al Artículo 9
Identificación de peligros, valoración de probabilidad y severidad, medidas de mitigación, declaración de riesgo residual.
Declaración UE de conformidad firmada
Con referencia al Reglamento (UE) 2023/988 y a las directivas adicionales aplicables (DBT, CEM, RoHS, seguridad de juguetes, etc.).
Etiqueta imprimible del producto
Bloque de trazabilidad y hueco para la Persona Responsable en la UE, lista para imprimir a 45×25 mm o escalar.
Todas las páginas se generan localmente en tu navegador. Nada se sube a nuestros servidores. El archivo es tuyo en el momento en que cierras la pestaña.
El expediente técnico y la Persona Responsable en la UE: dos cosas distintas
El Reglamento (UE) 2023/988 establece dos capas de cumplimiento que los proveedores del mercado suelen empaquetar en un único contrato anual. No tienen por qué estar empaquetadas.
El expediente técnico
El análisis de riesgo interno documentado, la Declaración UE de conformidad y la etiqueta del producto con los datos de trazabilidad. Es el documento que te pide tu cliente retailer. GPSRCheck lo genera en 10 minutos por 49 € por referencia. Una licencia por SKU. El PDF que descargas es tuyo, es permanente y no caduca. La licencia te permite regenerar el expediente hasta 10 veces durante 30 días desde la primera activación para corregir datos.
La Persona Responsable en la UE
Todo fabricante establecido fuera de la UE debe designar a un operador económico establecido en la Unión Europea como punto de contacto regulatorio. Es un servicio, no un documento. Precio típico: 150–300 € al año. Puedes elegir cualquier proveedor del mercado europeo y combinarlo con los expedientes de GPSRCheck.
El estándar del sector consiste en empaquetar las dos capas en una única suscripción anual de entre 199 y 2.000 €, lo que significa que no puedes dejar al proveedor sin perder el acceso a tu propia documentación. Nosotros desacoplamos las dos capas a propósito: tú eres dueño del documento, eliges la Persona Responsable por separado y, si algún día cambias de proveedor, tus expedientes viajan contigo.
Realidad del cumplimiento — la línea temporal que construyó este mercado
Amazon empezó a suspender los listings en la UE que no contaban con una Persona Responsable válida. Fue ocho meses antes de la entrada en vigor oficial del Reglamento. Amazon se adelantó al regulador.
El Reglamento (UE) 2023/988 entró en vigor en los 27 Estados miembros de la UE y en Irlanda del Norte. Desde esa fecha, todo producto de consumo no alimentario puesto en el mercado de la UE debe contar con un análisis de riesgo interno documentado conforme al Artículo 9 y con una Persona Responsable designada conforme al Artículo 16.
Cuando una autoridad de vigilancia del mercado emite una solicitud motivada del expediente técnico, el operador económico dispone de diez días para facilitarlo. Incumplir ese plazo se trata como presunción de no conformidad.
Los Estados miembros están aplicando regímenes nacionales de sanciones. En España, las autoridades competentes son las Direcciones Generales de Consumo de las Comunidades Autónomas y los servicios centrales del Ministerio de Derechos Sociales, Consumo y Agenda 2030.
Los productos señalados como no conformes aparecen publicados por marca y modelo. La inclusión en Safety Gate es permanente y buscable — el daño reputacional sobrevive a la multa.
Las autoridades aduaneras pueden retener envíos sin documentación GPSR válida. En España, esta retención la ejecuta la Agencia Tributaria en coordinación con las autoridades de vigilancia del mercado.
¿Por qué GPSRCheck y no una consultoría o una suscripción anual?
| Consultoría tradicional | Plataforma de suscripción anual | GPSRCheck | |
|---|---|---|---|
| Precio | 400–2.000 € por producto | 199–600 € al año | 49 € por producto |
| Tiempo de entrega | 3–15 días laborables | 48 h onboarding + setup | 10 minutos |
| Modelo de facturación | Presupuesto, factura única | Suscripción anual recurrente | Pago único por SKU · PDF permanente · 30 días de regeneración |
| Persona Responsable en la UE | Incluida en el paquete | Incluida en el paquete | Se contrata aparte |
| Base legal | Art. 9 Reg. (UE) 2023/988 | Art. 9 Reg. (UE) 2023/988 | Art. 9 Reg. (UE) 2023/988 |
| Tratamiento de datos | Se envían a la consultora | Se almacenan en el proveedor | 100 % en tu navegador |
| Portabilidad | El archivo pertenece a la consultora | El archivo queda atado a la suscripción | El archivo es tuyo, portable |
Preguntas frecuentes
Mi empresa distribuye productos que compra a un importador español, no directamente a un fabricante chino. ¿Sigo necesitando el expediente técnico?
Tengo 1.200 referencias activas en el catálogo. ¿Cómo funciona el precio de catálogo?
¿La Declaración UE de conformidad que genera GPSRCheck la firmo yo como distribuidor o tiene que firmarla el fabricante?
Mis clientes retailers me están pidiendo la documentación en papel con sello. ¿El PDF de GPSRCheck vale?
¿Qué pasa con los productos que tengo en stock desde antes del 13 de diciembre de 2024?
¿GPSRCheck puede gestionar referencias con variantes (colores, tallas, modelos)?
⚠️ Aviso importante: GPSRCheck es una herramienta de autodocumentación, no asesoramiento jurídico y no un servicio de ensayo de laboratorio. El expediente técnico del Artículo 9 se genera a partir de los datos que introduces. GPSRCheck no presta el servicio de Persona Responsable en la UE.