Las seis obligaciones del Artículo 12, en lenguaje operativo
Verificación previa
Antes de poner un producto en el mercado, el distribuidor comprueba que el fabricante y, si procede, el importador han cumplido con los requisitos del Reglamento. En la práctica, el distribuidor pide el expediente técnico al proveedor upstream y comprueba que existe y está completo. No puede limitarse a asumir que el fabricante lo tiene.
Verificación de etiquetado
El distribuidor comprueba que el producto lleva la información de trazabilidad requerida: nombre y dirección del fabricante, datos de la Persona Responsable en la UE, identificador de lote o modelo, y advertencias de seguridad en la lengua del Estado miembro donde se comercializa.
Condiciones de almacenamiento y transporte
Mientras el producto está bajo la responsabilidad del distribuidor, las condiciones de almacenamiento y transporte no deben comprometer la seguridad del producto. Afecta especialmente a productos sensibles a temperatura, humedad o luz.
Acción correctiva ante productos peligrosos
Si el distribuidor considera o tiene motivos para creer que un producto que ha distribuido es peligroso, informa inmediatamente al fabricante o al importador, adopta las medidas correctivas necesarias y coopera con las autoridades de vigilancia del mercado.
Cooperación con autoridades
A petición motivada de una autoridad de vigilancia del mercado, el distribuidor facilita toda la información y documentación necesaria para demostrar la conformidad del producto. El plazo habitual de respuesta es de diez días.
Trazabilidad hacia arriba y hacia abajo
El distribuidor debe poder identificar a quién le suministró el producto (proveedor upstream) y a quién se lo suministró él (cliente downstream B2B), durante un plazo de 10 años desde la última venta.
Qué pasa cuando el proveedor upstream no entrega el expediente técnico
El escenario más frecuente en la práctica de las empresas distribuidoras españolas que importan de Asia: se le pide al fabricante chino, turco o indio el expediente técnico GPSR por email, y lo que vuelve es una carpeta con documentación desordenada que no constituye un expediente técnico conforme al Artículo 9. Ante esta situación, el distribuidor tiene tres opciones:
Salida del catálogo
Si el producto es de bajo margen o baja rotación, la decisión racional puede ser sacarlo del catálogo. Muchas empresas distribuidoras han aprovechado la llegada del GPSR para hacer una limpieza de catálogo y eliminar referencias que no justificaban el esfuerzo de documentación.
Generación self-service con GPSRCheck
Para las referencias que sí justifican el esfuerzo (alta rotación, buen margen, producto ancla de la línea), el distribuidor construye el expediente él mismo usando los insumos que el fabricante sí ha podido aportar (ensayos, fichas técnicas, especificaciones) más el análisis de riesgo estructurado. GPSRCheck está diseñado para esta tarea.
Para los 20–30 productos de mayor riesgo
Para las referencias más sensibles (productos con potencial de daño grave, productos en categorías reguladas adicionales, productos con historial de reclamaciones) puede justificarse contratar una consultoría a 400–2.000 € por SKU. Para el grueso del catálogo esta opción no es viable económicamente.
La combinación más habitual en la práctica es A + B: limpieza del catálogo para eliminar referencias marginales, y generación self-service del expediente para el resto. La opción C queda reservada a casos puntuales.
La responsabilidad subsidiaria del distribuidor cuando el fabricante está fuera de la UE
Un punto que las empresas distribuidoras españolas descubren tarde: cuando el fabricante está establecido fuera de la UE y no responde a una solicitud de las autoridades europeas, la responsabilidad práctica sube por la cadena hasta el operador económico europeo más próximo al producto. En un distribuidor que importa directamente de China, ese operador suele ser la propia empresa distribuidora, que actúa simultáneamente como importador bajo el Artículo 11 y como distribuidor bajo el Artículo 12.
En términos prácticos: cuando la Dirección General de Consumo de la Comunidad Autónoma visita el almacén del distribuidor preguntando por el expediente de una línea de producto, la respuesta «eso me lo tendría que dar el fabricante chino pero no contesta mis emails» no resuelve el problema. La única protección real es tener el expediente hecho antes de que llegue la visita — no después.
Qué contiene el PDF de 6 páginas
Identificación del producto y trazabilidad
Nombre y dirección del fabricante, hueco para la Persona Responsable en la UE, referencia, lote, categoría del producto.
Descripción del producto, uso previsto y escenarios de uso indebido
Cómo está diseñado el producto para usarse y qué usos indebidos razonablemente previsibles pueden darse.
Análisis de riesgo interno conforme al Artículo 9
Identificación de peligros, valoración de probabilidad y severidad, medidas de mitigación, declaración de riesgo residual.
Declaración UE de conformidad firmada
Con referencia al Reglamento (UE) 2023/988 y a las directivas adicionales aplicables (DBT, CEM, RoHS, seguridad de juguetes, etc.).
Etiqueta imprimible del producto
Bloque de trazabilidad y hueco para la Persona Responsable en la UE, lista para imprimir a 45×25 mm o escalar.
Todas las páginas se generan localmente en tu navegador. Nada se sube a nuestros servidores. El archivo es tuyo en el momento en que cierras la pestaña.
El expediente técnico y la Persona Responsable en la UE: dos cosas distintas
El Reglamento (UE) 2023/988 establece dos capas de cumplimiento que los proveedores del mercado suelen empaquetar en un único contrato anual. No tienen por qué estar empaquetadas.
El expediente técnico
El análisis de riesgo interno documentado, la Declaración UE de conformidad y la etiqueta del producto con los datos de trazabilidad. Es el documento que te pide tu cliente retailer. GPSRCheck lo genera en 10 minutos por 49 € por referencia. Una licencia por SKU. El PDF que descargas es tuyo, es permanente y no caduca. La licencia te permite regenerar el expediente hasta 10 veces durante 30 días desde la primera activación para corregir datos.
La Persona Responsable en la UE
Todo fabricante establecido fuera de la UE debe designar a un operador económico establecido en la Unión Europea como punto de contacto regulatorio. Es un servicio, no un documento. Precio típico: 150–300 € al año. Puedes elegir cualquier proveedor del mercado europeo y combinarlo con los expedientes de GPSRCheck.
El estándar del sector consiste en empaquetar las dos capas en una única suscripción anual de entre 199 y 2.000 €, lo que significa que no puedes dejar al proveedor sin perder el acceso a tu propia documentación. Nosotros desacoplamos las dos capas a propósito: tú eres dueño del documento, eliges la Persona Responsable por separado y, si algún día cambias de proveedor, tus expedientes viajan contigo.
Realidad del cumplimiento — la línea temporal que construyó este mercado
Amazon empezó a suspender los listings en la UE que no contaban con una Persona Responsable válida. Fue ocho meses antes de la entrada en vigor oficial del Reglamento. Amazon se adelantó al regulador.
El Reglamento (UE) 2023/988 entró en vigor en los 27 Estados miembros de la UE y en Irlanda del Norte. Desde esa fecha, todo producto de consumo no alimentario puesto en el mercado de la UE debe contar con un análisis de riesgo interno documentado conforme al Artículo 9 y con una Persona Responsable designada conforme al Artículo 16.
Cuando una autoridad de vigilancia del mercado emite una solicitud motivada del expediente técnico, el operador económico dispone de diez días para facilitarlo. Incumplir ese plazo se trata como presunción de no conformidad.
Los Estados miembros están aplicando regímenes nacionales de sanciones. En España, las autoridades competentes son las Direcciones Generales de Consumo de las Comunidades Autónomas y los servicios centrales del Ministerio de Derechos Sociales, Consumo y Agenda 2030.
Los productos señalados como no conformes aparecen publicados por marca y modelo. La inclusión en Safety Gate es permanente y buscable — el daño reputacional sobrevive a la multa.
Las autoridades aduaneras pueden retener envíos sin documentación GPSR válida. En España, esta retención la ejecuta la Agencia Tributaria en coordinación con las autoridades de vigilancia del mercado.
¿Por qué GPSRCheck y no una consultoría o una suscripción anual?
| Consultoría tradicional | Plataforma de suscripción anual | GPSRCheck | |
|---|---|---|---|
| Precio | 400–2.000 € por producto | 199–600 € al año | 49 € por producto |
| Tiempo de entrega | 3–15 días laborables | 48 h onboarding + setup | 10 minutos |
| Modelo de facturación | Presupuesto, factura única | Suscripción anual recurrente | Pago único por SKU · PDF permanente · 30 días de regeneración |
| Persona Responsable en la UE | Incluida en el paquete | Incluida en el paquete | Se contrata aparte |
| Base legal | Art. 9 Reg. (UE) 2023/988 | Art. 9 Reg. (UE) 2023/988 | Art. 9 Reg. (UE) 2023/988 |
| Tratamiento de datos | Se envían a la consultora | Se almacenan en el proveedor | 100 % en tu navegador |
| Portabilidad | El archivo pertenece a la consultora | El archivo queda atado a la suscripción | El archivo es tuyo, portable |
Preguntas frecuentes
¿El Artículo 12 aplica igual a un mayorista que a un distribuidor exclusivo?
Si ya verifiqué que el fabricante tenía marcado CE, ¿eso cumple con la obligación del Artículo 12?
¿Tengo que traducir el expediente al castellano?
Mi empresa distribuye productos de marcas europeas que sí tienen expediente técnico. ¿Tengo que hacer algo?
¿Qué sanciones concretas se aplican en España por incumplir el Artículo 12?
¿Cómo encaja GPSRCheck con el cumplimiento específico del Artículo 12?
⚠️ Aviso importante: GPSRCheck es una herramienta de autodocumentación, no asesoramiento jurídico y no un servicio de ensayo de laboratorio. El expediente técnico del Artículo 9 se genera a partir de los datos que introduces. GPSRCheck no presta el servicio de Persona Responsable en la UE.